CONTENIDOS CURSO EXCEL 4º PARTE

Seguimos con nuestro curso de Excel, esta vez trabajando con las hojas y el libro.


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4. Área de trabajo: Hojas y libro

a) Concepto de hojas.

Un archivo de Excel está formado por hojas de trabajo, las cuales sirven de plataforma para introducir los datos que forman el archivo. Un solo archivo de Excel puede contener una infinita cantidad de hojas con distintas clases de información, sin guardar relación unas con otras. Incluso, una persona si quiere puede trabajar en el mismo archivo de Excel por meses, puesto que sólo le bastaría trabajar con las hojas que necesita. Las hojas se encuentran en la barra de etiquetas, en la parte inferior del interfaz del programa.

b) Insertar y eliminar hojas.

Por defecto, los archivos de Excel nos muestran 3 hojas enumeradas, pero como se dijo en el párrafo anterior, éstas pueden aumentar según la necesidad del usuario.



Para agregar más hojas al archivo, debe oprimirse el botón derecho del mouse en una de las hojas existentes; aparecerá un menú, donde elegimos “Insertar…”



Este menú a su vez nos llevará a otro menú, donde elegiremos la opción “hoja de cálculo” y Aceptar.



Así se creará una “hoja 4”, la cual no estará al final de las demás, sino que delante de la hoja que seleccionamos. Para moverla de lugar, basta hacer clic sobre ella con el mouse y mantenerlo oprimido mientras se mueve de lugar.



c) Nombre y color para etiquetas de hojas.

Cuando un usuario ha acumulado una cantidad importante de hojas o quiere diferenciar las que tiene sin tener que revisar su contenido, tiene dos métodos para realizarlo: cambiar el nombre a las hojas o cambiar su color.



Para cambiar el nombre a una hoja, seleccionamos la hoja y, haciendo clic con el botón derecho del mouse, en la opción “cambiar nombre”.



Al activar la opción “cambiar nombre”, la etiqueta de la hoja se ennegrecerá, lo cual significa que podremos cambiar el nombre a nuestra etiqueta. El resultado se verá de inmediato, al hacer clic o al apretar “Enter”.



Para cambiar el color a la etiqueta de una hoja, seguimos un procedimiento similar:

Seleccionamos la hoja y, hacemos clic con el botón derecho del mouse, en la opción “color de etiqueta”.



Esta opción nos mostrará una paleta con colores; elegiremos cualquiera haciendo clic sobre el color y apretando "aceptar". La etiqueta de la hoja ahora posee el color que seleccionamos.



d) Concepto de libro.

Hablar de “Libro” en Excel, es simplemente hablar del archivo donde se encuentran todas las hojas que hayamos creado bajo el mismo nombre de archivo. Las funciones del libro se encuentran principalmente en el menú “Archivo”, o en la barra estándar (ver Fig. 4) y son las mismas que se encuentran en cualquier programa del Office (Word, Powerpoint, Publisher, etc.), como “Nuevo”, “Abrir” “Guardar”, “Guardar como…” “Configurar página” e “Imprimir”, entre otras.

e) Proteger las hojas de un libro.

Muchas veces los datos que un usuario maneja son valiosos y corren riesgo de ser borrados, por lo cual Excel posee una opción para proteger tanto la hoja, como el libro completo de trabajo. También incluye la opción de ingresar una contraseña para desproteger el elemento que haya sido protegido.



Para proteger una hoja, abriremos el menú “Proteger”, que se encuentra dentro del menú “Herramientas”. Ahí aparecerá la opción “proteger hoja” o “proteger libro” según sea necesario.



Luego de seleccionar la opción “proteger hoja” nos aparecerá un menú, en el cual nos señala lo que se hará (“proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas”) y lo que no se protegerá, es decir, lo que el usuario podrá hacer (en este caso, “seleccionar celdas”). Puede opcionalmente, agregarse una contraseña. Entonces al intentar borrar algún dato protegido, nos encontraremos con el cuadro que aparece más abajo, el cual solo se puede desproteger usando la contraseña creada.

CONTENIDOS CURSO EXCEL 3° PARTE

Continuando con el trabajo les dejo aquí la información sobre el formato de celdas:


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g)Formato de celda

Ahora que sabemos cómo ingresar datos, debemos también manejar los elementos que configuran una celda, su tamaño, tipo de letra, alineación, borde, etc.

- Dimensiones de la celda.

Como sabemos que la celda se compone de fila y columna, podemos cambiar sus dimensiones al hacer clic con el botón derecho del mouse al inicio de la fila o columna que le corresponda. Allí nos aparecerá la opción "alto de fila" o "ancho de columna" y podremos ingresar cualquier valor que estimemos conveniente. Este procedimiento puede ser ejecutado en una celda o en varias a la vez.

(a)


(b)


- Opciones de formato de la celda.

Al encontrarnos en una celda activa y oprimir el botón derecho del mouse, nos encontraremos con un menú que nos ofrece la opción "formato de celdas", según lo muestra la siguiente figura.



Al hacer clic en ella, nos aparecerá el recuadro donde controlaremos los siguientes indicadores: número, alineación, fuente, bordes, tramas, proteger, por medio de distintas pestañas. (La opción proteger será incluida en otro post)





La primera pestaña se llama “número” y nos muestra el formato que puede poseer una celda, cuando su dato es un número. Por ejemplo, un número ingresado como “19-02-07” puede ser leído como “19 de Feb. Del 2007” o “19/02/07” si posee el formato Fecha.





La pestaña “alineación” nos muestra opciones de cómo se verá el valor dentro de la celda, su posición respecto a ella o algún ángulo de inclinación que se le quiera dar.






La pestaña “fuente” nos da opciones para configurar el texto según tipo de fuente, estilo y tamaño. Además de otros efectos como tachado o superíndice. Como ayuda posee una vista previa del texto que hemos configurado.





La pestaña “bordes” se utiliza mucho en Excel, dado que es necesaria en la confección de tablas con datos. Su configuración nos muestra estilo de bordes, color y una forma fácil de establecerlos.





La pestaña “tramas” nos ofrece la opción de colocar un color para el fondo de nuestras celdas o una trama, es decir un patrón de líneas. Como ayuda, entrega una muestra, que sirve como vista previa de la trama.

h) Insertar y eliminar: filas y columnas.

- Insertar filas y columnas en una hoja.

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos damos cuenta que necesitamos alguna fila o columna en medio de otros datos ya introducidos.



Entonces, seleccionamos la fila o columna sobre la que queramos añadir una nueva con el botón derecho del mouse; ahí encontraremos el menú Insertar.



El resultado se inserta justo antes de la fila seleccionada.



Ahora apareció una nueva columna, a la que le corresponde la letra de la columna anterior.



El proceso es el mismo si queremos eliminar una fila o columna completa, sólo que la opción en el menú no será Insertar, sino Eliminar.

CONTENIDOS CURSO EXCEL 2º PARTE

3. Área de trabajo: Celdas

a) Concepto de celda y celda activa.

Celda es el nombre con el cual se le conoce a la “casilla” que sirve como unidad básica para el trabajo en Excel; es la que recibe los datos y donde se ejecutan los comandos que afectarán al contenido del documento. Al abrir el programa, siempre habrá una celda activa, la cual está marcada con un rectángulo negro en sus bordes.


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Si se observa la figura del interfaz (post anterior), se puede ver que la primera casilla a la izquierda era la celda activa. Esto también puede apreciarse en la siguiente figura:



b) Componentes de la celda y denominación

Toda celda posee una ubicación específica dentro del programa, la cual está precisada a través de la fila y la columna en la cual se ubica la celda. Es fácil de apreciar que a los costados de las celdas se encuentran en forma horizontal una serie de letras, y en forma vertical una serie de números. Estos elementos nos ayudan a ubicarnos dentro del programa, dándole un nombre y una ubicación específica a la celda. Entonces en el punto anterior, en vez de referirnos a la celda activa como “la primera casilla a la izquierda”, debemos decir “la casilla activa está en la columna A y en la fila 1” o, lo que es más corto y fácil de decir es: “la casilla activa es la A1”. De ahora en adelante nos referiremos de esta forma a las casillas. Ejemplo: C5, B2, A4, etc., siendo el nombre de la columna el primero y luego el de la fila.
Podemos también apreciar que, cada vez que activamos una celda, se produce un cambio en la barra de fórmulas, lo cual puede apreciarse en la siguiente figura:







c) Ingresar datos

Microsoft Excel trabaja con datos de orden numérico (números, fechas, fórmulas, etc.) y con textos. Para ingresar datos, hay que primero posicionarse en una celda para activarla, luego teclear los datos (o pegarlos en caso de que hayan sido copiados) para finalmente apretar la tecla Enter (o Intro) y así los datos sean ingresados. En caso de error, se pueden borrar los datos con la tecla Esc (Escape), o apretando “deshacer”, en la barra de menús o en la barra de herramientas Estándar.



d) Rellenar datos

Cuando queremos repetir un dato una cantidad importante de veces, no debemos ingresarlo una y otra vez, sino que solicitamos el comando “rellenar”. Entonces, seleccionamos la celda con el dato a repetir y las celdas donde queremos que se repitan los datos. Luego vamos al menú “Edición” y buscamos Rellenar, lo cual puede hacerse hacia la derecha o hacia abajo.







e) Secuencias de datos

Existen otras ocasiones en las que los datos que vamos a ingresar forman una secuencia de uso común y conocida por el programa, como los meses del año, los días de la semana, o alguna secuencia numérica. Para este fin, Excel da la opción de rellenar casillas con una secuencia preestablecida. Tomemos por ejemplo, los días de la semana; escribimos “lunes” en una celda cualquiera, luego hacemos clic en el pequeño cuadrado negro ubicado en la esquina del rectángulo que rodea la celda activa.



Arrastramos sin soltar el mouse hacia la derecha (o hacia abajo) hasta completar nuestra secuencia. Aparecerá un pequeño cuadro que nos indicará dónde va nuestra secuencia.



Finalmente, soltamos el mouse y nuestra secuencia habrá sido creada.



Estos son ejemplos de otras secuencias:



(Cabe destacar que cuando se trata de una secuencia numérica, el valor a secuenciar debe escribirse 2 veces, en los ejemplos sería: “1-2”;”2-4” y “5-10”)

f) Ordenar datos

Otra función agregada a Excel es la de ordenar alfabéticamente una cierta cantidad de datos. Para ejecutarla, se deben seleccionar las celdas con los datos y apretar el ícono
cuando se desee ordenar alfabéticamente en forma ascendente o
cuando se desea en forma descendente.

CONTENIDOS CURSO EXCEL 1º PARTE

RESUMEN CONTENIDOS CURSO MICROSOFT ® EXCEL FEBRERO 2007

Este curso busca iniciar a nuevos usuarios en las técnicas básicas del Microsoft Excel, a través de un método de trabajo distinto, pero de mucho éxito.

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Interfaz de Microsoft ® Excel

La interfaz de un programa es el conjunto de elementos que conforman su área gráfica, es decir los elementos que observamos en la pantalla. La interfaz de Microsoft® Excel es así:

Esta interfaz está formada por distintos elementos:

a) Barra de menús

Es la primera barra que observamos en la parte superior de la pantalla. En esta barra se concentran todos los comandos de Excel. (Un comando es una instrucción que el usuario manda al programa)

Cada uno de los menús despliega una serie de comandos, según la característica que posean. Por ejemplo, en el menú “Edición” se encuentran los comandos que sirven para editar el documento, los cuales son:

Dado que los menús poseen todos los comandos de un programa, algunos usuarios sólo trabajan usando este método, sin utilizar íconos o comandos de teclado.

a) Barras de herramientas

Debajo de la barra de menús aparecen distintas barras de herramientas, las cuales poseen íconos, los cuales se encargan de ejecutar los comandos que el usuario necesita. Las dos barras principales que Excel utiliza son la barra Estándar y la barra de formato.

La barra Estándar contiene íconos para ejecutar de forma más inmediata algunas de las operaciones más habituales, como: documento nuevo, guardar, copiar, pegar, imprimir, etc.

La barra formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner tamaño de fuente, negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, bordes, colores, etc.

a) Barra de fórmulas

La barra de fórmulas nos muestra el contenido y la ubicación de la casilla donde nos encontramos (ver “celdas”). Cuando el contenido de la casilla cambia, el contenido de esta barra también lo hace. (ver fórmulas)

a) Barra de etiquetas y de desplazamiento

La barra de etiquetas permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo (ver “hojas y libro”), mientras que las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y a lo ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, ya que simplemente hay que desplazar la barra con el Mouse, o hacer clic en los triángulos. Esta función de desplazamiento es muy importante, pues la pantalla del computador sólo muestra una cantidad muy reducida de información que el programa puede manejar.

Además de las barras aquí expuestas, el usuario puede configurar su interfaz agregando otras barras de herramientas adicionales, como las de dibujo, imagen o tablas. O, si el usuario lo prefiere, puede trabajar sólo con la barra de menús, prescindiendo totalmente de las barras de herramientas y ganando más espacio en la pantalla.